EU-Recap
Anmelden14 Tage testen
Für Ämter & Behörden

Sitzungsprotokolle für die Verwaltung, ohne Cloud aus Übersee

Ausschusssitzungen, Dienstbesprechungen und Gremientermine werden mitgeschrieben und strukturiert, während die Schriftführung zuhört statt tippt. Die Verarbeitung findet in Deutschland und Frankreich statt. Kein Subprozessor unterliegt dem US CLOUD Act.

14 Tage kostenlos testen Preise ansehen

Keine Drittstaatenübermittlung

Hosting in Falkenstein, Transkription und Zusammenfassung bei Mistral in Paris. Damit entfällt die Prüfung nach Kapitel V DSGVO, die bei US-Anbietern jedes Mal ansteht.

Beschlüsse und Aufträge getrennt

Das Protokoll unterscheidet zwischen Beschluss, Auftrag an die Verwaltung und bloßer Wortmeldung. Jede Zuordnung ist bis zum Zitat rückverfolgbar.

Nichtöffentlicher Teil bleibt getrennt

Nichtöffentliche Tagesordnungspunkte lassen sich als eigener Abschnitt führen und getrennt freigeben, damit die Veröffentlichung des öffentlichen Teils niemanden gefährdet.

Aktenmäßige Ablage

Protokolle als PDF mit Zeitstempel, Teilnehmerliste und Versionsstand. Aufbewahrungsfristen stellen Sie pro Bereich selbst ein.

Personenbezug reduzierbar

Namen von Bürgerinnen und Bürgern, Adressen und Aktenzeichen können vor dem Speichern automatisch entfernt werden.

Zugriffe nachweisbar

Jeder Aufruf und jeder Export steht im Audit-Log. Das ist die Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO, ohne dass jemand eine Liste pflegen muss.

In drei Schritten

1

Einwilligung bestätigen

Vor der Aufnahme bestätigen die Anwesenden die Einwilligung. Ohne diese Bestätigung startet technisch keine Aufzeichnung.

2

Sitzung aufnehmen

Im Sitzungssaal über Mikrofon, bei Videokonferenzen über einen Bot. Auch der Upload einer vorhandenen Aufnahme funktioniert.

3

Entwurf prüfen und zeichnen

Die Schriftführung prüft den Entwurf, ergänzt wo nötig und gibt ihn frei. Die inhaltliche Verantwortung bleibt beim Gremium.

Häufige Fragen

Dürfen wir das als öffentliche Stelle überhaupt einsetzen?+
Die Verarbeitung findet ausschließlich in der EU statt, es gibt keinen Subprozessor außerhalb. Damit entfällt die Prüfung einer Drittstaatenübermittlung, die bei US-Anbietern der übliche Stolperstein ist. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO stellen wir unterschriftsreif bereit, ebenso die technischen und organisatorischen Maßnahmen und eine Vorlage für die Datenschutz-Folgenabschätzung. Die Freigabe trifft Ihre oder Ihr Datenschutzbeauftragte.
Wie gehen Sie mit nichtöffentlichen Tagesordnungspunkten um?+
Diese lassen sich als eigener Abschnitt führen, getrennt freigeben und mit einer eigenen Aufbewahrungsfrist versehen. Wer keinen Zugriff hat, sieht den Abschnitt nicht, und jeder Zugriff steht im Audit-Log.
Was passiert mit der Tonaufnahme?+
Sie wird standardmäßig nach 24 Stunden gelöscht. Wenn Ihre Geschäftsordnung eine andere Frist verlangt, stellen Sie diese pro Bereich ein, auch auf null Stunden. Das Protokoll selbst bleibt davon unberührt.

Weitere Lösungen

Aufsichtsrat & BeiratHealthcareLegal & KanzleiSalesMittelstandDSGVO-Alternative

Hinweis: allgemeine Information, keine Rechtsberatung.