EU-Recap
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DSGVO-Alternative

Meeting-Notizen, die in der EU bleiben.

Otter.ai, Fireflies, tl;dv und Co. verarbeiten Meeting-Audio meist in den USA. EU-Recap hält Transkription, Zusammenfassung und Aufgaben-Erkennung zu 100 % in der EU: mit AVV, Einwilligungs-Gate und automatischer Audio-Löschung.

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Hosting in DeutschlandAVV im AccountAudio nach 24 h gelöscht
Vergleich

US-Meeting-Tool vs. EU-Recap

Der Vergleich betrifft strukturelle Unterschiede beim Datenschutz, nicht einzelne Funktionen.

KriteriumTypisches US-ToolEU-Recap
Serverstandort und HostingMeist USADeutschland und EU (Hetzner, Falkenstein)
Audio-VerarbeitungHäufig außerhalb der EUAusschließlich EU (Mistral, Paris)
US CLOUD Act-ZugriffMöglichNicht anwendbar (EU-Anbieter, EU-Daten)
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)Oft nur auf Anfrage oder EnterpriseUnterschriftsreif im Account
Einwilligung (§ 201 StGB)Verantwortung beim NutzerTechnisches Einwilligungs-Gate vor Upload
Audio-AufbewahrungHäufig dauerhaftStandard 24 Std., pro Workspace konfigurierbar
Subprozessoren-ListeNicht immer öffentlichVollständig öffentlich einsehbar
Deutsche Rechnung mit UStNicht immerJa, über EU-Zahlungsdienstleister
Warum das wichtig ist

Warum der Serverstandort über die DSGVO-Konformität entscheidet

Schrems II

EU-only statt Drittlandtransfer

Bleiben Audio und Transkript in der EU, entfällt der aufwändige Drittlandtransfer nach Schrems II: keine Standardvertragsklauseln, kein Transfer Impact Assessment nötig.

Board, Legal, Healthcare

Kein US CLOUD Act

Reine EU-Anbieter unterliegen nicht dem US CLOUD Act. Vertrauliche Board-, Legal- und Healthcare-Meetings sind so vor behördlichem Zugriff aus Drittstaaten geschützt.

Art. 28 DSGVO

AVV und Nachweis eingebaut

Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO liegt unterschriftsreif im Account. Einwilligungen werden mit Zeitstempel protokolliert: dein Nachweis im Streitfall.

Art. 5 (1) c DSGVO

Datenminimierung by default

Original-Audio wird standardmäßig nach 24 Stunden gelöscht (Art. 5 (1) c DSGVO). Du bestimmst die Aufbewahrungsfrist pro Workspace selbst.

Häufige Fragen

Was Datenschutzbeauftragte fragen.

Sind US-Meeting-Tools DSGVO-konform nutzbar?+
Grundsätzlich ist eine Nutzung möglich, erfordert aber einen AVV nach Art. 28 DSGVO, geeignete Garantien für den Drittlandtransfer (Standardvertragsklauseln, Transfer Impact Assessment) und eine dokumentierte Einwilligung aller aufgezeichneten Personen. In der Praxis ist der Aufwand hoch und der US CLOUD Act bleibt ein Restrisiko, weil US-Anbieter zur Herausgabe von Daten verpflichtet werden können.
Was bedeutet der US CLOUD Act für Meeting-Aufnahmen?+
Der CLOUD Act verpflichtet US-Unternehmen, gespeicherte Daten auf Anordnung herauszugeben: auch wenn die Daten in einem EU-Rechenzentrum liegen. Für vertrauliche Meetings (Aufsichtsrat, Legal, Healthcare) ist das ein relevantes Risiko. Verarbeitet ein reiner EU-Anbieter die Daten, ist der CLOUD Act nicht anwendbar.
Wo verarbeitet EU-Recap die Daten?+
Audio, Transkripte und Zusammenfassungen ausschließlich in der EU: Hosting auf Hetzner Cloud in Falkenstein (Deutschland), Sprache-zu-Text und KI-Zusammenfassungen über Mistral AI (Paris). Der E-Mail-Versand läuft über die EU-Region von Resend; dessen Zustellprotokolle liegen in den USA (Standardvertragsklauseln).
Muss ich Teilnehmer über die Aufnahme informieren?+
Ja. Das heimliche Aufzeichnen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ist nach § 201 StGB strafbar. EU-Recap macht den Upload technisch nur möglich, wenn aktiv bestätigt wird, dass alle Teilnehmer eingewilligt haben: inklusive protokolliertem Nachweis.

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